7 نصائح لجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية

هديل البكري


تاريخ النشر 2021-04-4

عدد المشاهدات 17

عدد المشاركات 0

7 نصائح لجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية

لا أحد أكثر بلاغة في التعبير عن هذا أكثر من كاتب العمود المشهور ديف باري حيث يقول:

"إذا كان عليك أن تحدّد بكلمة واحدة السبب في عدم استغلال كل طاقات الجنس البشري ولن ينجح يوماً في ذلك، فإنّ هذه الكلمة ستكون (الاجتماعات)".

من الصعب أن تجادله في قوله هذا؛ لا سيّما إذا كنت مثل معظم المدراء، وتقضي من ثماني إلى عشر ساعات أسبوعياً في الاجتماعات فقط. في الواقع، وفقاً لدراسة أجرتها جامعة أريزونا، هناك أكثر من 11 مليون اجتماع رسمي يُعقد كل يوم، بإجمالي ثلاثة مليارات اجتماع سنوياً.

بالإضافة إلى ذلك، وُجد في دراسة أخرى أن الموظفين يرون "الاجتماعات" واحدة من أقل الأجزاء إنتاجاً وأكثرها إحباطاً في الوظيفة. يُهدَر ما يقرب من 40 مليار دولار كل عام على ساعات الاجتماعات، ولذلك فلا عجب أن مجلة Industry Week أطلقت على الاجتماعات لقب "جريمة ذوي الياقات البيضاء الكبرى"، لكنّ هذا لا يعني أنّه عليك أن تقبل دور الضحية.

ستجد أدناه سبع خطوات بسيطة يمكنك اتخاذها لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية، كما وقد تكون ممتعة أيضاً. أشجعك على مشاركة هذه النصائح مع الآخرين في فريقك. من خلال العمل معاً، يمكنك أن تكون المكافئ التجاري لـ "برنامج مراقبة الحي"، حيث تقضي على هذه الجريمة الخبيثة، في اجتماع واحد في كل مرة.

1. حدّد ما إذا كان الاجتماع ضرورياً حقاً:

قرّر ما إذا كانت بعض المكالمات الهاتفية أو المناقشات وجهاً لوجه ستعطيك النتيجة ذاتها. عليك أن تستخدم هدف الشركة ورؤيتها كأداة للقياس والتقييم، وفي حال لم تستطع ربط الغرض من الاجتماع المقترح بأهداف الشركة، ألغِه.

2. ضع جدول أعمال:

ستجد أنّه وبشكل مثير للدهشة أكثر من 60% من الاجتماعات ليس لديها جداول أعمال مجهزة مسبقاً، حيث يمكن أن تقلل هذه الخطوة البسيطة من وقت الاجتماع غير المنتج بنسبة تصل إلى 80%. يجب أن يكون جدول أعمالك محدداً وليس غامضاً أو عشوائياً؛ على سبيل المثال، بدلاً من أن يُجدول اسم الاجتماع بـ "مشروع Garfinkle" يجب أن يُحدّد أكثر على أن يكون: "تحديد التمويل والأولويات لمشروع Garfinkle". تأكّد من توزيع جدول أعمالك مسبقاً بمعلومات أساسية مناسبة.

3. ادعُ أولئك الذين سيساهمون في نجاحك فقط:

ما الذي تعتقد أنّه أهم؟ إيذاء مشاعر شخص ما أو تحقيق نجاح مشروعك؟ كُلّما قل عدد الأشخاص المشاركين، زادت إنتاجية الاجتماع وفعاليته. بالمثل، لا تشعر بأنّك مضطر للذهاب إلى الاجتماعات لمجرد تلقيك دعوة. اسأل نفسك: "هل يمكنني قضاء هذا الوقت في شيء أكثر أهمية؟" إذا كانت الإجابة "نعم"، اقترح شخصاً من فريقك لتمثيلك.

4. أوصل أهدافك والنتائج المرجوة من الاجتماع:

يجب أن يعرف كل شخص في الغرفة مسبقاً الهدف من الاجتماع، وسبب دعوتهم، وما يُتوقع منهم المساهمة فيه خلال الاجتماع.

5. ابدأ في الوقت المحدد والتزم به:

لا تقبل الاستثناءات أبداً. هارولد تايلور مدير شركة تايم كونسالتينج ينصح: "إذا وصل شخص ما متأخراً، اشرح له أنّك الآن في البند الثاني أو أي شيء آخر، ولا تعتذر أبداً عن البدء في الوقت المحدد، وقاوم إغراء تلخيص ما فاته. إذا طلب منك ذكر ما فاته عليك أن تخبره بأنّك ستتحدث معه بعد انتهاء الاجتماع".

6. حافظ على تركيزك:

ضع حدوداً زمنياً وأوقاتاً معينة لكل موضوع والتزم بذلك. إذا طرأ أمر ما ليس على جدول الأعمال، فأعد جدولته لمناقشته في وقت آخر. يقترح تايلور وضع البنود ذات الأولوية التي سيكون فيها النقاش أقل في بداية الاجتماع، والاحتفاظ بالعناصر المثيرة للجدل والنقاش حتى نهاية الاجتماع.

7. تلخيص المسؤوليات وتحديدها:

قبل إنهاء الاجتماع حاول أن تُلخّص عناصر العمل، وتحدد المسؤول عن كل منها، وتحديد الإطار الزمني كذلك. حدّد موعداً للاجتماع التالي، ولكن إذا كان الاجتماع ضرورياً حقاً فقط.

 

ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من Make Your Meetings More Productive

مساحة إعلانية