أداة التخطيط لتعاقُب الموظفين

هديل البكري


تاريخ النشر 2021-04-4

عدد المشاهدات 11

عدد المشاركات 0

أداة التخطيط لتعاقُب الموظفين

سيحدث هذا عاجلاً أو آجلاً، واحد أو أكثر من الموظفين الأساسيين لديك، والذي غالباً ما تعتبره موظفاً لا غنى عنه سيرحل يوماً ما، ولن تكون لديك أدنى فكرة عمّا يمكن فعله بذلك.

هذه واحدة من أهمّ التحديات التي تواجهها الشركات دائماً، ولكن لسوء الحظ ورغم أهميّتها تتجاهلها الشركات حتى تظهر حالة الطوارئ، ممّا يؤدي إلى تراكم الأعمال والكثير من المشاكل ذات الصلة؛ وبالتالي فإنّ التخطيط لتعاقُب الموظفين أداة أساسية لا بُدّ وأن تمتلكها كل الشركات.

قد يكون التخطيط لتعاقب الوظائف موضوعاً حساساً، وغالباً ما يثير الكثير من العواطف والسياسات في المكتب، وعدم الرغبة في مواجهة الواقع. وبينما يوجد هذا السيناريو في كل الأعمال والمشاريع تقريباً، إلا أنه أكثر انتشاراً في الشركات التي تمتلكها العائلة. تظهر الأبحاث أنّ أكثر من 70% من الشركات العائلية تفشل في الانتقال بنجاح إلى الجيل التالي. لا أحد منا يريد أن يعترف بفنائه، لذلك نتجنب مناقشة هذا الموضوع بانفتاح.

سواءً كنت تعمل في شركة مملوكة لعائلة أم لا، فقد حان الوقت لإلقاء نظرة واقعية على هذه الأداة المهمة. تُعد خطة التعاقب جيدة إذا ما استندت على البحث الذكي وأفضل الممارسات في المشروع الخاص، وهي أيضاً المفتاح لجعل عملية تناقل الوظائف أقل تهديداً لجميع المعنيين في الموضوع.

فيما يلي ثلاث خطوات حاسمة لتبدأ بإعداد هذه الأداة:

  1. تجهيز نموذج.
  2. تجهيز قائمة بيانات ضخمة.
  3. تزويد الموظفين بأدوات لزيادة نطاق العمل.

الخطوة الأولى - تجهيز نموذج:

إنّ وضع خطة تعاقب مكتوبة هي أداة ستأخذك إلى مستوى جديد من التفكير في العمل. سواءً كنت تضع النموذج الخاص بك على لوحة بيضاء في مكتبك أو في جدول بيانات خاص بك على حاسوبك؛ إليكَ بعض العناصر التي يجب عليك تضمينها:

  • الوظائف التي ستحتاج في النهاية لملئها.
  • التاريخ الذي يجب أن يكون فيه كل خليفة جاهزاً.
  • مستوى الإلحاح لكل وظيفة، بدءاً من الأولوية المنخفضة إلى عالية الأهمية.
  • المهارات والقدرات المطلوبة.
  • قائمة الخلفاء المحتملين.
  • مستوى الاستعداد لكل خليفة، حيث يتراوح من غير جاهز أبداً إلى جاهز الآن.
  • القدرات المفقودة.
  • خطة تدريب لتزويد كل خليفة بما يؤهله ليحل في الوظيفة المستهدفة.

الخطوة الثانية - تجهيز قائمة بيانات:

بمجرد أن يكون تجّهز النموذج مكتوباً، تكون قد أنجزت بالفعل الجزء الأول من هذه الخطوة، حيث ستكون قد أدرجت قائمة بأسماء الخلفاء المحتملين لكل وظيفة تحتاج إلى ملئها. قد ترغب في تقسيم قائمة المرشحين إلى عدّة مجموعات اعتماداً على حجم خطتك ومدى تعقيدها، وبناءً على مستويات إمكاناتهم وقدراتهم.

ابحث عن الأشياء الملموسة وغير الملموسة؛ على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى مدير مالي، فهل يمتلك المرشحون المحتملون شهادات محاسبة وشهادات أخرى مناسبة؟ ثم أضف الأشياء غير ملموسة، مثل الصفات القيادية ومهارات التعامل مع الآخرين. 

لا تبحث فقط عن المؤهلين بين الموظفين في المستويات الدنيا، بل عليك البحث أيضاً عن المؤهلين في المستويات العليا وفي الأقسام الإداريّة لديك. دع هؤلاء الناس يعرفون أنّ لديهم فرصة للترقي، فأنت لا تريد أن تخسر المواهب الشابة الواعدة لعدم رؤيتهم أي أمل في الترقي أو التطور والحصول على مناصب عليا في شركتك.

الخطوة الثالثة - تزويد الموظفين بأدوات لزيادة نطاق العمل: 

امنح الموظفين ضن كل مجموعة موهوبة الفرصة لإظهار أنفسهم وتطوير مهاراتهم من خلال تقديم التجارب التدريبية، والتدريب الشخصي، والأهم من ذلك توسيع المشاريع والتنويع فيها. المشاريع المتطورة غالباً ما تأخذ الأفراد خارج منطقة الراحة الخاصّة بهم، وذلك بتعيينه مسؤولاً عن إنجاز مشروع بعيد عن وصفه الوظيفي المعتاد. يمكنك أن تطلب من بعض المدراء في الإدارة الوسطى وترى فيهم إمكانات عالية في مجال تكنولوجيا المعلومات مثلاً تطوير استراتيجية إطلاق منتج جديد وتسويق خطتهم إلى الإدارة العليا.

عليك بالتأكيد أن تعمل على تجهيز فرقك أولاً بتزويدهم بالمُوجهين والمدربين التنفيذيين لإرشادهم خلال العملية. تسمح المشاريع الممتدة والمتطورة للأشخاص بتوسيع آفاقهم ما يعني تطوير الشركة ككل، نظراً لزيادة مهارة التعاون والقيادة في مثل هذه المشاريع.

لا تماطل وابدأ الآن، فإذا تركت خطوة إعداد هذه الأداة لكل مدير لنفسه أو للصدفة، فإن نسبة الفشل ستكون عالية. قد تكلفك الأخطاء التي ترتكبها من خلال إهمال استراتيجية الإدارة المهمة هذه أموالاً ستنفقها في تعيين قادة جدد، ناهيك عن تكاليف انخفاض الروح المعنوية وفقدان الإنتاجية. إن تطوير خطة قبل أن تحتاج إلى واحدة يكلف القليل مقارنةً بذلك.

 

ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من Planning Succession Tool

مساحة إعلانية